ШОСТИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
Справа № 320/31305/23 Суддя (судді) першої інстанції: Лисенко В.І.
ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ
17 вересня 2026 року м. Київ
Шостий апеляційний адміністративний суд у складі:
головуючого судді Ганечко О.М.,
суддів Василенка Я.М.,
Кузьменка В.В.,
розглянувши у письмовому провадженні апеляційну скаргу Державної податкової служби України на рішення Київського окружного адміністративного суду від 28 листопада 2025 року у справі за адміністративним позовом Товариства з обмеженою відповідальністю "Юніт-Л" до Державної податкової служби України про визнання протиправними дій,
У С Т А Н О В И В :
До Київського окружного адміністративного суду звернулось Товариство з обмеженою відповідальністю "ЮНІТ-Л" з позовом до Державної податкової служби України, у якому просило суд:
визнати протиправними дії Державної податкової служби України щодо відмови від прийняття і реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних № 177 від 22.07.2023, № 178 від 22.07.2023, № 179 від 22.07.2023, № 180 від 22.07.2023, № 181 від 21.07.2023, № 182 від 21.07.2023;
зобов`язати Державну податкову службу України прийняти до Єдиного реєстру податкових накладних та зареєструвати складені Товариством з обмеженою відповідальністю "ЮНІТ-Л" податкові накладні раїни щодо відмови від прийняття і реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних № 177 від 22.07.2023, № 178 від 22.07.2023, № 179 від 22.07.2023, № 180 від 22.07.2023, № 181 від 21.07.2023, № 182 від 21.07.2023.
В обґрунтування позову зазначено, що відповідачем протиправно вчинені спірні дії, оскільки у спірних правовідносинах склалася ситуація, коли між обов`язком скласти податкову накладну та подати її на реєстрацію у позивача змінився керівник, та, відповідно, було змінено і кваліфікований електронний підпис директора. Водночас, електронні документи (податкові накладні) ТОВ "ЮНІТ-Л" підписано чинним електронним цифровим підписом нового керівника та подано його до контролюючого органу для реєстрації, що свідчить про дотримання позивачем вимог ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Крім того, зазначено, що засвідчення податкових накладних електронним цифровим підписом та їх направлення на реєстрацію в ЄРПН відбулися у період роботи вже нового директора.
Рішенням Київського окружного адміністративного суду від 28 листопада 2025 року позов Товариства з обмеженою відповідальністю "ЮНІТ-Л" задоволено.
Визнано протиправними дії Державної податкової служби України щодо відмови у прийнятті до реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних податкових накладних № 177 від 22.07.2023, № 178 від 22.07.2023, № 179 від 22.07.2023, № 180 від 22.07.2023, № 181 від 21.07.2023, № 182 від 21.07.2023.
Зобов`язано ДПС України зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних податкові накладні № 177 від 22.07.2023, № 178 від 22.07.2023, № 179 від 22.07.2023, № 180 від 22.07.2023, № 181 від 21.07.2023, № 182 від 21.07.2023, складені Товариством з обмеженою відповідальністю "ЮНІТ-Л", датою їх подання.
Не погоджуючись із зазначеним рішенням суду, відповідач подав апеляційну скаргу, в якій просить скасувати рішення суду першої інстанції та прийняти нову постанову, якою у задоволенні позовних вимог відмовити у повному обсязі, при цьому, посилаючись на неповне з`ясування всіх обставин справи та порушення судом першої інстанції норм матеріального права, що призвело до неправильного вирішення спору.
Ухвалами Шостого апеляційного адміністративного суду від 24.12.2025 та від 09.03.2026 відкрито апеляційне провадження та призначено апеляційну скаргу до розгляду у письмовому провадженні.
20.01.2026, під № 1968 до суду від сторони позивача надійшов відзив на апеляційну скаргу.
Виконуючи вимоги процесуального законодавства, колегія суддів ухвалила продовжити строк розгляду апеляційної скарги, згідно норм ст. 309 КАС України.
Дослідивши матеріали справи та доводи апеляційної скарги, колегія суддів вважає, що апеляційна скарга відповідача не підлягає задоволенню, з огляду на таке.
Як вбачається з матеріалів справи та встановлено судом першої інстанції, Товариство з обмеженою відповідальністю «ЮНІТ-Л» зареєстровано в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємств та громадських формувань 29.06.2005, номер запису: 1072123[телефон приховано].
Видами господарської діяльності ТОВ «ЮНІТ-Л» за кодами КВЕД є: 43.29 Інші будівельно-монтажні роботи (основний); 95.12 Ремонт обладнання зв?язку; 46.69 Оптова торгівля іншими машинами й устаткуванням; 47.78 Роздрібна торгівля іншими невживаними товарами в спеціалізованих магазинах; 47.91 Роздрібна торгівля, що здійснюється фірмами поштового замовлення або через мережу Інтернет; 33.20 Установлення та монтаж машин і устаткування: 33.12 Ремонт і технічне обслуговування машин і устаткування призначення; 41.10 Організація будівництва будівель; 71. 11 Діяльність у сфері архітектури: 74.90 Інша професійна, наукова та технічна діяльність, н.в.і.у.
Позивач є платником податку на додану вартість з 01.02.2005 р., індивідуальний податковий номер - 324239526577, що підтверджується витягом з реєстру платників ПДВ № 1526564501228 від 04.02.2015.
В рамках своєї господарської діяльності ТОВ «ЮНІТ-Л» здійснює виконання робіт (надання послуг), у тому числі щодо технічного обслуговування та реконструкції ліфтів у житлових та нежитлових будинках, проектних робіт з реконструкції ліфтів.
Між ТОВ «ЮНІТ-Л» (Підрядник) та Комунальним підприємством «Дирекція з капітального будівництва та реконструкції «Київбудреконструкція» (Замовник) було укладено договір підряду №38/22-KТ від 06.10.2022 р., згідно з пунктом 1.1. якого Підрядник зобов`язується виконати роботи із реконструкції ліфтів у житловому будинку за адресою: бульвар Лесі Українки, 28-А, під`їзди 1-4 у Печерському районі м. Києва, а Замовник - здійснити оплату за виконані роботи на умовах Договору.
До вказаного договору було складено додатки: протокол погодження договірної ціни (додаток 1), договірна ціна з пояснювальною запискою, локальними кошторисами та підсумковою відомістю ресурсів (додаток 2), календарний план виконання робіт (додаток 3), план фінансування робіт (додаток 4).
Додатковою угодою № 2 від 12.06.2023 до цього договору було внесено зміни до вказаного договору в частині договірної ціни, порядку розрахунків за договором та викладено в новій редакції додатки № 3 та № 4 до договору.
Виконання робіт за укладеним договором № 38/22-KТ підтверджується актом приймання виконаних будівельних робіт (за формою КБ-2в) №38/22/10 від 07.07.2023 р. на суму 597972,13 грн., в т.ч. ПДВ; довідкою про вартість виконаних будівельних робіт та витрати (за формою КБ-3) №38/22/10 від 07.07.2023 р. на суму 599286,13 грн., в т.ч. ПДВ та актом вартості устаткування, придбання якого покладено на виконавця робіт №38/22/11 від 07.07.2023 р. на суму 1314,00 грн., в т.ч. ПДВ та Актом відшкодування витрат по первинному технічному огляду ліфта №38/22/12 від 07.07.2023 р. на суму 4382,87 грн., в т.ч. ПДВ.
22 липня 2023 р. Замовником була сплачена вартість виконаних робіт за Договором №38/22-KТ в сумі 603669,00 грн. згідно з платіжними інструкціями: №19/07/2023 на суму 597972,13 грн., у т.ч. ПДВ - 99662,02 грн.; №19/07/2023 на суму 1314,00 грн., у т.ч. ПДВ - 219,00 грн.; №19/07/2023 на суму 4382,87 грн., у т.ч. ПДВ - 730,48 грн.
На підставі вказаних операцій, позивач направив на реєстрацію до Єдиного реєстру податкові накладних податкові накладні №179 від 22.07.2023 р. на суму 4382,87 грн., у т.ч. ПДВ 730,48 грн; №180 від 22.07.2023 р. на суму 599286,13 грн., у т.ч. ПДВ 99881,02 грн. (включає платежі на суми 597972,13 грн. та 1314,00 грн.).
Податкові накладні до Договору №38/22-KТ було підписано електронним підписом т.в.о. директора ОСОБА_2 і доставлено до центрального рівня Державної податкової служби України 03.08.2023 в 11:44:07 та в 11:44:23, однак, їх було відхилено відповідачем із зауваженням: «Документ не може бути прийнятий - Порушено вимоги статті 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» - відсутня інформація про право підпису на дату складання документа особи, що засвідчила податкову накладну (НОМЕР_1 ОСОБА_2)», що підтверджується квитанціями №1 до податкових накладних до Договору №38/22-KТ.
Також між ТОВ «ЮНІТ-Л» (Виконавець) та Комунальним підприємством «Дирекція з капітального будівництва та реконструкції «Київбудреконструкція» (Замовник) було укладено договір на виконання проєктних робіт № 27-ПР від 28.03.2023 р., згідно з пунктом 1.1. якого Виконавець зобов`язується виконати проєктні роботи із реконструкції ліфта у житловому будинку за адресою: вул. Сім`ї Бродських, 5/1, під?їзд 3 у Солом`янському районі м. Києва, а Замовник - здійснити оплату за виконані роботи на умовах Договору.
До Договору №27-ПР було складено додатки: календарний план виконання проєктних робіт (додаток 1), протокол погодження договірної ціни (додаток 2), договірна ціна з кошторисами (додаток 3), план фінансування проектних робіт (додаток 4), завдання на проєктування (додаток 5). Додатковою угодою №1 від 29.06.2023 р. до Договору №27-ПР було внесено зміни до Договору в частині договірної ціни та викладено в новій редакції додатки №1-4 до Договору 2.
На підтвердження виконання робіт за Договором №27-ПР, позивачем надано акт приймання-передачі проектно-кошторисна документація №27 від 07.07.2023 р. на суму 23496,00 грн., в т.ч. ПДВ, акт відшкодування витрат по експертизі проєкту №27/1 від 07.07.2023 р. на суму 4272,00 грн., в т.ч. ПДВ.
22 липня 2023 р. Замовником була сплачена вартість виконаних робіт за Договором №27-ПР в сумі 27786,00 грн. згідно з платіжними інструкціями: №19/07/2023 на суму 23496,00 грн., у т.ч. ПДВ - 3916,00 грн.; №19/07/2023 на суму 4272,00 грн., у т.ч. ПДВ - 712,00 грн.,
За результатами проведення вказаних операцій, позивач направив на реєстрацію до ЄРПН податкові накладні №177 від 22.07.2023 р. на суму 4272,00 грн., у т.ч. ПДВ 712,00 грн, №178 від 22.07.2023 р. на суму 23496,00 грн., у т.ч. ПДВ 3916,00 грн.
Податкові накладні до Договору №27-ПР було підписано електронним підписом т.в.о. директора ОСОБА_2 і доставлено до центрального рівня ДПС України 03.08.2023 в 11:44:14 та в 11:44:21, однак, їх було відхилено відповідачем із зауваженням: «Документ не може бути прийнятий - Порушено вимоги статті 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» - відсутня інформація про право підпису на дату складання документа особи, що засвідчила податкову накладну (НОМЕР_1 ОСОБА_2)», що підтверджується квитанціями №1 до податкових накладних до Договору №27-ПР.
Крім того, між ТОВ «ЮНІТ-Л» (Підрядник) та ТОВ «ЕСМА» (Замовник) було укладено договір з технічного обслуговування ліфтів №8669 від 01.03.2023 р, згідно з пунктом 1.1. якого Підрядник зобов`язується виконувати послуги з технічного обслуговування ліфтів у нежитловому будинку за адресою: вул. Світлицького, 15 у Подільському районі м. Києва, а Замовник - здійснити оплату за надані послуги на умовах Договору.
До Договору №8669 від 01.03.2023 р. було складено відомість обсягів робіт (додаток 1).
Вартість послуг була визначена п. 2.1. Договору №8669 від 01.03.2023 р. та додатком 1 до цього договору в сумі 6599,93 грн., у т.ч. ПДВ - 1099,99 грн. на місяць.
21 липня 2023 р. Замовником була сплачена вартість наданих послуг за Договором №8669 від 01.03.2023 р. в сумі 6599,93 грн., у т.ч. ПДВ 1099,99 грн. згідно з платіжною інструкцією №1656.
За результатами вищенаведених господарських операцій, позивач направив на реєстрацію до ЄРПН податкову накладну №181 від 21.07.2023 р. на суму 6599,93 грн., у т.ч. ПДВ 1099,99 грн.
Податкову накладну до Договору №8669 від 01.03.2023 р. було підписано електронним підписом т.в.о. директора ОСОБА_2 і доставлено до центрального рівня ДПС України 14.08.2023 в 16:49:28, однак, її було відхилено відповідачем із зауваженням: «Документ не може бути прийнятий - Порушено вимоги статті 6 3акону України «Про електронні документи та електронний документообіг» - відсутня інформація про право підпису на дату складання документа особи, що засвідчила податкову накладну (НОМЕР_1 ОСОБА_2)», що підтверджується квитанцією №1 до податкової накладної до Договору №8669.
Також, між ТОВ «ЮНІТ-Л» (Виконавець) та Дочірнім підприємством «Готельний комплекс «Турист» Приватного акціонерного товариства «Укрпрофтур» (Замовник) було укладено договір на технічне обслуговування №SL000018-2 від 01.10.2021 р., згідно з пунктом 1.1. якого Виконавець зобов`язується надавати послуги з технічного обслуговування обладнання, перелік якого визначений у додатку 2 до цього Договору, за адресою: вул. Раїси Окіпної, 2 у Дніпровському районі м. Києва, а Замовник - здійснити оплату за надані послуги на умовах договору.
До договору №SL000018-2 було складено додатки: обсяг робіт з Технічного обслуговування Обладнання (додаток 1), перелік обладнання та графік щомісячного Технічного обслуговування (додаток 2), перелік уповноважених осіб (додаток 3).
Додатковою угодою від 01.03.2023 р. №1 до Договору №SL000018-2 було внесено зміни до вартості технічного обслуговування обладнання, викладено додаток 2 до Договору №SL000018-2 в новій редакції, що додавалася до додаткової угоди №1.
21 липня 2023 р. Замовником була сплачена вартість наданих послуг за договором №SL000018-2 в сумі 35184,90 грн., у т.ч. ПДВ 5864,15 грн. згідно з платіжною інструкцією №5180.
Позивач направив на реєстрацію до ЄРПН податкову накладну №182 від 21.07.2023 р. на суму 35184,90 грн., у т.ч. ПДВ 5864,15 грн.
Податкову накладну до Договору №SL000018-2 було підписано електронним підписом т.в.о. директора ОСОБА_2 і доставлено до центрального рівня ДПС України 14.08.2023 в 16:48:06, однак, її було відхилено відповідачем із зауваженням: «Документ не може бути прийнятий - Порушено вимоги статті 6 3акону України «Про електронні документи та електронний документообіг» - відсутня інформація про право підпису на дату складання документа особи, що засвідчила податкову накладну (НОМЕР_1 ОСОБА_2)», що підтверджується квитанцією №1 до податкової накладної до Договору №SL000018-2.
Не погодившись з вищенаведеними висновками відповідача, позивач звернувся до суду з даним позовом.
Суд першої інстанції, задовольняючи позовні вимоги, виходив з того, що, як на дату виникнення податкових зобов`язань, так на момент складання позивачем податкових накладних, що датовані 21 та 22 липням 2023 року, директором ТОВ «ЮНІТ-Л» була ОСОБА_2, яка мала повноваження, щодо підписання документів, так і на дату відправки податкових накладних на реєстрацію, директором цього товариства була ОСОБА_2, яка мала повноваження, щодо реєстрації документів та електронний підпис якого був чинним. Отже, ДПС було неправильно здійснено перевірку відповідності електронного підпису, адже жодної інформації на підтвердження або спростування наявності чинного кваліфікованого електронного підпису директора на момент складання документів, надано не було, з чого можливо зробити висновок, що така перевірка взагалі не проводилась, тому контролюючим органом був здійснений формальний підхід до перевірки інформації в поданій для реєстрації податкових накладних.
Натомість, апелянт вважає вказані висновки суду першої інстанції помилковими та необґрунтованими, позаяк згідно даних з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, з 24.07.2023 ОСОБА_2, є керівником ТОВ «ЮНІТ-Л», а податкові накладні складені та надіслані 22.07 та 22.07.2023, тобто до набуття права підпису ОСОБА_2
З урахуванням наведеного, колегія суддів вважає за необхідне зазначити таке.
Ключовим для встановлення є те, чи на момент підписання та відправки податкових накладних ОСОБА_2 мала чинний кваліфікований електронний підпис (КЕП), як директор ТОВ «ЮНІТ-Л».
Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, зокрема вичерпний перелік податків та зборів, що справляються в Україні, та порядок їх адміністрування, платників податків та зборів, їх права та обов`язки, компетенцію контролюючих органів, повноваження і обов`язки їх посадових осіб під час адміністрування податків, а також відповідальність за порушення податкового законодавства регулюються Податковим кодексом України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI (далі - ПК України).
Відповідно до положень п. 201.1 статті 201 ПК України, на дату виникнення податкових зобов`язань платник податку зобов`язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений цим Кодексом термін.
Пунктом 201.10 статті 201 ПК України, встановлено, що при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг платник податку - продавець товарів/послуг зобов`язаний в установлені терміни скласти податкову накладну, зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних та надати покупцю за його вимогою.
Датою та часом надання податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронному вигляді до центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, є дата та час, зафіксовані у квитанції.
Податкова накладна, складена та зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних платником податку, який здійснює операції з постачання товарів/послуг, є для покупця таких товарів/послуг підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту.
Якщо надіслані податкові накладні/розрахунки коригування сформовано з порушенням вимог, передбачених пунктом 201.1 цієї статті та/або пунктом 192.1 статті 192 цього Кодексу, а також у разі зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування відповідно до пункту 201.16 цієї статті, протягом операційного дня продавцю/покупцю надсилається квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі про неприйняття їх в електронному вигляді або зупинення їх реєстрації із зазначенням причин.
Реєстрація податкових накладних та/або розрахунків коригування до податкових накладних у Єдиному реєстрі податкових накладних повинна здійснюватися з урахуванням граничних строків: для податкових накладних/розрахунків коригування до податкових накладних, складених з 1 по 15 календарний день (включно) календарного місяця, - до останнього дня (включно) календарного місяця, в якому вони складені; для податкових накладних/розрахунків коригування до податкових накладних, складених з 16 по останній календарний день (включно) календарного місяця, - до 15 календарного дня (включно) календарного місяця, наступного за місяцем, в якому вони складені.
Відповідно до п. 2 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 року № 1246 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 26 квітня 2017 року № 341) (далі - Порядок № 1246), податкова накладна - електронний документ, який складається платником податку на додану вартість (далі - платник податку) відповідно до вимог Податкового кодексу України (далі також - Кодекс) в електронній формі у затвердженому в установленому порядку форматі (стандарті) та надсилається для реєстрації.
Згідно з приписами п. 12 Порядку № 1246 (станом на дату направлення податкових накладних на реєстрацію), після надходження податкової накладної та/або розрахунку коригування до ДПС в автоматизованому режимі здійснюється їх розшифрування та проводяться перевірки: відповідності податкової накладної та/або розрахунку коригування затвердженому формату (стандарту); чинності кваліфікованого електронного підпису, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податку таких податкової накладної та/або розрахунку коригування; реєстрації особи, що надіслала на реєстрацію податкову накладну та/або розрахунок коригування, платником податку на момент складення та реєстрації таких податкової накладної та/або розрахунку коригування; дотримання вимог, установлених пунктом 192.1 статті 192 та пунктом 201.10 статті 201 Кодексу; наявності помилок під час заповнення обов`язкових реквізитів відповідно до пункту 201.1 статті 201 Кодексу; наявності суми податку на додану вартість відповідно до пунктів 2001.3 і 2001.9 статті 2001 Кодексу (для податкових накладних та/або розрахунків коригування, що реєструються після 1 липня 2015 р.); наявності в Реєстрі відомостей, що містяться у податковій накладній, яка коригується; факту реєстрації / зупинення реєстрації / відмови в реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування з такими ж реквізитами; наявності підстав для зупинення реєстрації податкових накладних та/або розрахунків коригування; дотримання вимог Законів України "Про електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг" та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого в установленому порядку.
Пунктами 13-15 Порядку № 1246, передбачено, за результатами перевірок, визначених пунктом 12 цього Порядку, формується квитанція про прийняття або неприйняття, або зупинення реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування (далі - квитанція).
Квитанція в електронній формі надсилається платнику податку протягом операційного дня та є підтвердженням прийняття або неприйняття, або зупинення реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування. Примірник квитанції в електронній формі зберігається в ДПС.
У квитанції зазначаються дата та час її формування, реквізити податкової накладної та/або розрахунку коригування та результат перевірки. Якщо у податковій накладній та/або розрахунку коригування за результатами проведення перевірок, визначених пунктом 12 цього Порядку (крім абзацу десятого), виявлено порушення, платнику податку надсилається квитанція про неприйняття податкової накладної та/або розрахунку коригування із зазначенням причини такого неприйняття.
Під час розгляду даного спору в суді першої інстанції було досліджено, що за наслідком перевірки податкових накладних, позивачем було сформовано квитанції, в яких зазначено: «ДОКУМЕНТ НЕ ПРИЙНЯТО», «Виявлені помилки/зауваження: Документ не може бути прийнятий - Порушено вимоги статті 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» - відсутня інформація про право підпису на дату складання документу особи, що засвідчила податкову накладну (НОМЕР_1 ОСОБА_2). Зареєстровані підписи особи: - директор з 24.07.2023 по 03.08.2023; - директор з 25.07.2023 по 23.07.2025».
Згідно норм ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Відносини, пов`язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом України «Про електронні довірчі послуги».
Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб`єктами електронного документообігу на договірних засадах.
Наказом Міністерства фінансів України від 06 червня 2017 року № 557 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 01 червня 2020 року № 261), затверджено Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, який визначає загальні принципи організації інформаційного обміну під час подання платниками податків податкової звітності до органів державної податкової служби України в електронній формі із використанням електронного цифрового підпису (далі також - Порядок).
Пунктами 1-7 розділу ІІ наведеного Порядку, передбачено, що суб`єкти електронного документообігу самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. В інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять державні електронні інформаційні ресурси або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися рівень захисту цієї інформації, який відповідно до законодавства має відповідати ступеню обмеження доступу до неї.
Автор створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов`язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності), керуючись цим Порядком.
Створення електронного документа завершується накладанням на нього кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису та печатки (за наявності) підписувача (підписувачів).
У разі створення електронного документа з використанням більш як одного кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та/або більш як однієї електронної печатки його створення завершується накладанням кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або електронної печатки останнім підписувачем чи створювачем електронної печатки відповідно до технології створення такого електронного документа.
Після накладання кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису та печатки (за наявності), що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису та кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, автор здійснює шифрування електронного документа з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень, затверджених в установленому законодавством порядку, та надсилає його у форматі (стандарті) з використанням засобів електронного зв`язку до адресата протягом операційного дня.
Електронні форми документів у форматі за стандартом на основі специфікації eXtensibleMarkupLanguage (XML) оприлюднюються на офіційному вебпорталі ДПС.
У разі якщо адресатом є контролюючий орган, після надходження електронного документа здійснюється його автоматизована перевірка.
Автоматизована перевірка здійснюється у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо електронний документ надійшов після закінчення операційного дня.
Автоматизована перевірка електронного документа включає: підтвердження дійсності кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису та печатки (за наявності), що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису та кваліфікованому сертифікаті електронної печатки за умов, встановлених Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги"; перевірку обов`язковості та послідовності накладання на електронний документ кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису та печатки (за наявності), що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису та кваліфікованому сертифікаті електронної печатки підписувачів у встановленому порядку; перевірку відповідності електронного документа затвердженому формату (стандарту); перевірку обов`язкових реквізитів; перевірку права підпису електронного документа підписувачем.
Відповідно до пункту 8 розділу ІІ Порядку, перша квитанція надсилається автору електронного документа протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі - протягом перших двох годин наступного операційного дня.
У першій квитанції, що формується за результатами автоматизованої перевірки, зазначеної у пункті 7 цього розділу, повідомляється про результати такої перевірки. У разі негативних результатів автоматизованої перевірки у першій квитанції повідомляється про неприйняття електронного документа із зазначенням причин, у такому випадку друга квитанція не формується. На першу квитанцію накладається кваліфікована електронна печатка контролюючого органу, здійснюється її шифрування та надсилання автору електронного документа. Другий примірник першої квитанції в електронному вигляді зберігається в контролюючому органі.
Якщо автору протягом встановленого строку після відправки електронного документа не надійшла перша квитанція, електронний документ вважається не одержаним адресатом.
Згідно з п. 10 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 р. № 1246, після складення податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі на них накладається електронний цифровий підпис посадових осіб постачальника (продавця) у такому порядку: електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) або електронний цифровий підпис керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера);
Для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платник податку отримує засоби електронного цифрового підпису в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої особи та подає органу ДФС за основним місцем обліку (або за неосновним місцем обліку - для платників податку, які змінили місцезнаходження та для яких сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду) посилені сертифікати електронного цифрового підпису зазначеної особи. У такому разі електронні цифрові підписи посадових осіб платника податку накладаються у такому порядку: електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування; електронний цифровий підпис, який за правовим статусом прирівнюється до печатки платника податку (у разі наявності).
Як було встановлено судом першої інстанції, рішенням єдиного учасника ТОВ «ЮНІТ-Л» ОСОБА_1 № 20/07 від 20 липня 2023 р., було звільнено з посади та припинено повноваження директора позивача ОСОБА_3 з 20.07.2023 і призначено тимчасово виконуючим обов`язки директора позивача ОСОБА_2 з 21.07.2023.
Пунктом 4 Рішення № 20/07, було доручено ОСОБА_2 забезпечити проведення державної реєстрації та внесення відповідних змін до ЄДР.
На виконання наданих Рішенням № 20/07 повноважень ОСОБА_2 21.07.2023 р., у день набуття нею повноважень, подала до нотаріуса Шкоди О.М., як державного реєстратора документи для проведення державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу щодо зміни керівника ТОВ «ЮНІТ-Л» у ЄДР, про що свідчить опис документів, який міститься в матеріалах справи.
24 липня 2023 р. представниками позивача було отримано Виписку з ЄДР по реєстраційної дії по зміні, копія якої міститься в матеріалах справи.
ОСОБА_2 , як т.в.о. директора ТОВ «ЮНІТ-Л» була уповноважена здійснювати обов`язки керівника позивача з 21 липня 2023 року, про що і зазначено на сторінці 1 Виписки з ЄДР від 24.07.2023 р., а також на сторінці 8 Витягу з ЄДР ТОВ «ЮНІТ-Л» від 08.08.2023 р.
Крім того, слід врахувати й те, що, оскільки 22 і 23 липня 2023 року є вихідними днями (субота, неділя), інформація про її статус, як керівника позивача була внесена державним реєстратором до ЄДР лише у понеділок, 24.07.2023 р. (дата запису 24.07.2023 р., номер запису 100071107[телефон приховано]).
При цьому, як обґрунтовано врахував суд першої інстанції, вказана обставина не свідчить про правомірність дій відповідача, що спричинили виникненню спірних правовідносин, оскільки повноваження керівника юридичної особи виникають не з моменту внесення відповідних відомостей до ЄДР, а з моменту фактичного початку виконання ним своїх обов`язків на підставі прийнятого уповноваженим органом управління юридичної особи рішення про його призначення (обрання), тобто у спірному випадку - 21.07.2023.
Тобто, як станом на 21.07.2023, так і станом на 22.07.2023 (дати складання податкових накладних), ОСОБА_2 була керівником ТОВ «ЮНІТ-Л» та була уповноважена підписувати податкові накладні.
Колегія суддів враховує, що у позивача, як платника податків, момент виникнення обов`язку скласти податкову накладну та її зареєструвати не збігається в часі. Перший виникає за датою настання першої події у відповідності до статті 187 ПК України, а другий - протягом часу, зазначеного в абз. 14 - 18 п. 201.10. статті 201 ПК України.
На переконання колегії суддів, враховуючи, що між цими моментами у товариства змінився директор, та, відповідно, було змінено і кваліфікований електронний підпис директора, останнім було подано податкові накладні для реєстрації в межах граничних строків та межах чинності підпису нового директора.
Отже, як на дату виникнення податкових зобов`язань, так і та на момент складання позивачем податкових накладних, що датовані 21 та 22 липням 2023 року, директором ТОВ «ЮНІТ-Л» була ОСОБА_2, яка мала повноваження, щодо підписання документів, так і на дату відправки податкових накладних на реєстрацію, директором цього товариства була ОСОБА_2, яка мала повноваження, щодо реєстрації документів та електронний підпис якого був чинним. Відповідачем було неправильно здійснено перевірку відповідності електронного підпису, при цьому, інформації на підтвердження або спростування наявності чинного кваліфікованого електронного підпису директора на момент складання документів, надано не було, з чого можливо зробити висновок, що така перевірка взагалі не проводилась та/або застосовано формальний підхід, що перешкоджає виконанню його обов`язку, встановленого пункту 201.1 статті 201 ПК України.
Крім того, діючий порядок не передбачає такої підстави для відхилення реєстрації податкової накладної як відміну посадової особи, що склала податкову накладну та посадової особи, що подала її для реєстрації.
Наведене може призвести до наслідків відсутності реєстрації у ЄРПН податкових накладних/розрахунків коригування, або реєстрації їх із порушенням встановленого ПК України строку.
Підсумовуючи, колегія суддів вважає, що ДПС України застосувало формальний підхід, проігнорувавши те, що на дату підписання КЕП директора був чинним, а сама ОСОБА_2 вже фактично перебувала на посаді. Відповідачем під час розгляду даного спору та перегляду в апеляційному порядку не надано доказів, як то квитанцій про помилку КЕП чи даних про скасування сертифікату підпису, які б спростовували повноваження директора на момент відправки податкових накладних.
Позовні вимоги є обґрунтованими та підлягають задоволенню, а доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду першої інстанції та не є підставою для скасування рішення суду.
Згідно з приписами ч. 1 ст. 315 КАС України, за наслідками розгляду апеляційної скарги на судове рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції має право залишити апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення - без змін.
У відповідності до ст. 316 КАС України, суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Колегія суддів вважає, що судом першої інстанції правильно встановлено обставини справи та прийнято судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права, доводи апеляційної скарги не знайшли свого підтвердження під час апеляційного розгляду, з огляду на що, рішення суду першої інстанції підлягає залишенню без змін.
Судові витрати розподілу не підлягають.
Керуючись ст. ст. 243, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328 - 331 КАС України, суд,
У Х В А Л И В :
Апеляційну скаргу Державної податкової служби України - залишити без задоволення.
Рішення Київського окружного адміністративного суду від 28 листопада 2025 року - залишити без змін.
Постанова суду набирає законної сили з дати її ухвалення та може бути оскаржена з підстав, визначених п. 2 ч. 5 ст. 328 КАС України.
Головуючий суддя О.М. Ганечко
Судді Я.М. Василенко
В.В. Кузьменко