Головуючий І інстанції: Котеньов О.Г.
ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ
29 вересня 2026 р. Справа № 520/8365/26
Другий апеляційний адміністративний суд у складі колегії:
Головуючого судді Ральченка І.М.,
Суддів: Мінаєвої К.В. , Катунова В.В. ,
розглянувши в порядку письмового провадження у приміщенні Другого апеляційного адміністративного суду адміністративну справу за апеляційною скаргою Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Харківського окружного адміністративного суду від 10.06.2026 року по справі № 520/8365/26
за позовом ОСОБА_1
до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області , Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області
про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії,
ВСТАНОВИВ:
ОСОБА_1 звернулася до суду з позовом, в якому просила:
- визнати противоправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного Фонду України в Донецької області, що до відмови у оцифруванні трудової книжки гр. ОСОБА_1 , по заяві №727834 від 26.09.2025;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного Фонду України в Харківській області зарахувати страховий стаж гр. ОСОБА_1 , в періоди її роботи: з 12.05.1994 по 14.11.1997, з 05.03.2003 по 21.10.2003, з 23.10.2003 по 01.09.2008, та занести відповідну інформацію у програму Пенсійного Фонду України, яка відповідає оцифруванню трудової книжки гр. ОСОБА_1 , (1-9 сторінки), трудової книжки НОМЕР_1 .
Рішенням Харківського окружного адміністративного суду від 10.06.2026 позов задоволено частково.
Визнано протиправними дії Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області щодо скасування заяви ОСОБА_1 №727834 від 26.09.2025 про оцифрування документів про стаж.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про оцифрування документів про стаж від 26.09.2025 № 727834 та прийняти рішення за результатами її розгляду з урахуванням висновків суду, викладених у цьому рішенні.
Відмовлено у задоволенні решти позовних вимог.
Вирішено питання розподілу судових витрат шляхом стягнення за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на користь ОСОБА_1 судовий збір у сумі 1 331,20 грн.
Ухвалюючи судове рішення, суд першої інстанції виходив з протиправності дії Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області щодо скасування заяви № 727834 від 26.09.2025.
Не погоджуючись з рішенням суду першої інстанції відповідач звернувся з апеляційною скаргою, в якій просить скасувати рішення та ухвалити нове, яким відмовити у задоволенні позову в повному обсязі.
В доводах апеляційної скарги зазначає, що оскільки в сканкопії трудової книжки ОСОБА_1 серії НОМЕР_1 на титульній сторінці відсутня дата заповнення що суперечить п. 2.2. «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 29.07.1993 №58 то орган пенсійного фонду діяв згідно вимог чинного законодавства а отже права та інтереси позивача порушені не були.
Позивач не реалізував своє процесуальне право подання відзиву на апеляційну скаргу, що в силу положень частини четвертої статті 304 КАС України не перешкоджає перегляду рішення суду першої інстанції.
Учасники справи повідомлені про перегляд рішення Харківського окружного адміністративного суду від 10.06.2026 судом апеляційної інстанції належним чином шляхом направлення ним копій ухвал Другого апеляційного адміністративного суду про відкриття апеляційного провадження та про призначення даної справи до апеляційного розгляду в порядку письмового провадження засобами поштового зв`язку та в електронній формі до електронного кабінету учасника справи.
Враховуючи, що рішення суду першої інстанції ухвалено в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін (у порядку письмового провадження), суд апеляційної інстанції в порядку пункту 3 частини першої статті 311 Кодексу адміністративного судочинства України (далі - КАС України) розглядає справу без повідомлення учасників справи (у порядку письмового провадження) за наявними у справі матеріалами, оскільки справу може бути вирішено на підставі наявних у ній доказів. З урахуванням вимог частини четвертої статті 229 КАС України фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу не здійснюється.
Судом першої інстанції встановлено та підтверджено матеріалами справи, що позивач звернулася з заявою на оцифрування документів про стаж від 26.09.2025 №727834. Звернення опрацьовано за принципом екстериторіальності спеціалістом Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області та за результатами опрацювання відповідної заяви Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області було її скасовано, оскільки в поданій скан-копії трудової книжки позивача серії НОМЕР_1 на титульній сторінці відсутня дата заповнення.
Листом ГУ ПФУ в Харківській області від 26.12.2025 № 46459-47736/Л-02/8-2000/25 було повідомлено позивача про скасування ГУ ПФУ в Донецькій області її звернення від 26.09.2025 про оцифрування трудової книжки.
Позивач вважає противоправним рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецької області щодо відмови в оцифруванні її трудової книжки по заяві №727834 від 26.09.2025, тому звернулася до суду з даним адміністративним позовом.
Перевіривши за наявними у справі матеріалами доводи, викладені у апеляційній скарзі, правильність застосування судами норм матеріального та процесуального права і правової оцінки обставин у справі у межах, визначених статтею 308 КАС України, колегія суддів вважає, що апеляційну скаргу необхідно залишити без задоволення, виходячи з наступного.
Водночас, у пункті 5 рішення №8-рп/2005 від 11.10.2005 Конституційний Суд України зазначив, що право на пенсійне забезпечення є складовою конституційного права на соціальний захист.
За приписами пунктів 1, 6 частини 1 статті 92 Конституції України права і свободи людини і громадянина, гарантії цих прав і свобод, основи соціального захисту, форми і види пенсійного забезпечення визначаються виключно законами України.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду регулюють Закони України від 05.11.1991 №1788-ХІІ «Про пенсійне забезпечення» (далі за текстом - Закон №1788-ХІІ), від 09.07.2003 №1058-ІV «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» (далі за текстом - Закон №1058-IV).
Згідно із частиною 4 статті 24 Закону №1058-IV періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 №1217-ІХ внесено зміни, в тому числі, і в статтю 48 Кодексу законів про працю України «Облік трудової діяльності працівника», яку викладено в наступній редакції: «Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування». На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов`язковому порядку не пізніше п`яти днів після прийняття на роботу. Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов`язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України».
Так, постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 №1084 затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі Порядок №1084).
Пунктом 3 Порядку №1084 визначено, що облік трудової діяльності ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством.
Відомості про трудову діяльність працівника вберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування протягом строку, передбаченого частиною третьою статті 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування». Під час організації та ведення обліку трудової діяльності забезпечується проведення процедур і заходів контролю та верифікації даних, моніторингу змін індивідуальних відомостей, захисту інформації, технологічного і програмного забезпечення, зокрема від несанкціонованого доступу, що застосовуються під час ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування відповідно до положення про його ведення (п. 4 Порядку №1084).
Згідно п. 6 Порядку №1084, відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду України через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов`язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановлюються Пенсійним фондом України. Відомості, що дають змогу ідентифікувати особу, подаються шляхом заповнення відповідних полів анкети працівника, при цьому подання відомостей, зазначених в абзацах другому - сьомому підпункту і пункту 5 цього Порядку, є обов`язковим.
Скановані копії трудової книжки працівника, документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637, мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів (п. 8 Порядку №1084).
Відповідно до п. 9 Порядку №1084, оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів, зазначених у пункті 8 цього Порядку, здійснюється відповідальною особою органу Пенсійного фонду України шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування інформацією, наявною в сканованих копіях документів.
Повідомлення про виявлені випадки відсутності в трудовій книжці необхідних записів або неправильних чи неточних записів про періоди роботи, або інших розбіжностей (зокрема за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 р. за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування) надсилається застрахованій особі через її електронний кабінет застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Аналіз вищенаведеного дає підстави для висновку, що після звернення особи для оцифрування трудової книжки, відомості про роботу згідно такої трудової книжки мають бути доповнені до персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Відповідно до статті 62 Закону № 1788-XII основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Постановою Кабінету Міністрів України № 637 від 12 серпня 1993 року затверджений Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (далі - Порядок № 637).
Відповідно до пунктів 1-2 Порядку № 637 основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
Пунктом 3 Порядку № 637 передбачено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договору і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Отже, зміст наведених норм дає підстави стверджувати, що основним документом, який підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. У тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються інші документи.
Як було встановлено судом із матеріалів справи, позивач звернулася до пенсійного органу з заявою на оцифрування документів про стаж від 26.09.2025 №727834. Звернення опрацьовано за принципом екстериторіальності спеціалістом Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області та за результатами опрацювання відповідної заяви Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області було її скасовано, оскільки в поданій скан-копії трудової книжки позивача серії НОМЕР_1 на титульній сторінці відсутня дата заповнення.
Суд зауважує, що трудовим законодавством України не передбачено обов`язку працівника здійснювати контроль за веденням обліку та заповнення роботодавцем, іншими органами трудової книжки, а тому, працівник не може нести і негативних наслідків порушення порядку заповнення його трудової книжки.
Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом в постанові від 24.05.2018 у справі №490/12392/16-а, в якій зазначено, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
Право позивача на встановлені законом гарантії не може бути поставлене в залежність від якості виконання обов`язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у її трудовій книжці.
Отже, позивач не є особою, відповідальною за проставлення дати трудової книжки, тому не має зазнавати негативних наслідків від невиконання обов`язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки, зокрема, проставлення дати заповнення трудової книжки.
Колегія суддів вважає, що суд першої інстанції дійшов правильного висновку, що підстава, зазначена Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області, а саме відсутність дати заповнення на титульному аркуші трудової книжки серії НОМЕР_1 , не може вважатися такою, що унеможливлює оцифрування трудової книжки та не свідчить про недійсність документа як джерела підтвердження страхового стажу.
Оцифрування трудової книжки є технічною процедурою внесення наявних відомостей до Реєстру застрахованих осіб та не є процедурою вирішення спору щодо наявності чи відсутності страхового стажу. А отже відмова в опрацюванні заяви з мотивів, які фактично не стосуються достовірності періодів роботи позивача, є необґрунтованою.
Колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції, що дії Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області щодо скасування заяви № 727834 від 26.09.2025 є протиправними.
Колегія суддів зазначає, що з урахуванням наведеного, вказані в апеляційній скарзі доводи не можуть бути підставою для скасування оскаржуваного рішення, оскільки ґрунтуються на помилковому та довільному тлумаченні скаржником норм процесуального права.
Виходячи з того, що в частині відмови у задоволенні позову рішення суду першої інстанції не оскаржувалося, то в цій частині апеляційний перегляд не здійснювався.
Таким чином, колегія суддів апеляційної інстанції погоджується з висновком суду першої інстанції про наявність підстав для часткового задоволення позову.
В аспекті оцінки інших аргументів учасників справи колегія суддів враховує позицію Європейського суду з прав людини (в аспекті оцінки аргументів учасників справи у касаційному провадженні), сформовану, зокрема, у справах «Салов проти України» (заява №65518/01; пункт 89), «Проніна проти України» (заява №63566/00; пункт 23) та «Серявін та інші проти України» (заява №4909/04; пункт 58): принцип, пов`язаний з належним здійсненням правосуддя, передбачає, що у рішеннях судів та інших органів з вирішення спорів мають бути належним чином зазначені підстави, на яких вони ґрунтуються; хоча пункт 1 статті 6 Конвенції зобов`язує суди обґрунтовувати свої рішення, його не можна тлумачити як такий, що вимагає детальної відповіді на кожен аргумент; міра, до якої суд має виконати обов`язок щодо обґрунтування рішення, може бути різною в залежності від характеру рішення.
Наведене дає підстави для висновку, що доводи сторін у кожній справі повинні оцінюватись судами на предмет їх відповідності критеріям конкретності, доречності та важливості у рамках відповідних правовідносин з метою належного обґрунтування позиції суду. Відтак, решта доводів та аргументів сторін, що наведена у заявах по суті справи, не потребує окремої оцінки суду, оскільки зроблених судом висновків не спростовують.
Відповідно до положень статті 316 КАС України суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Підсумовуючи викладене, колегія суддів вважає, що суд першої інстанції правильно встановив фактичні обставини справи, повно дослідив наявні докази, дав їм належну оцінку та прийняв законне та обґрунтоване рішення із дотриманням вимог матеріального та процесуального права, доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду, тому оскаржуване рішення слід залишити без змін.
Керуючись ст. ст. 243, 250, 311, 315, 316, 321, 325, 328 Кодексу адміністративного судочинства України, суд
ПОСТАНОВИВ:
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області - залишити без задоволення.
Рішення Харківського окружного адміністративного суду від 10.06.2026 року по справі № 520/8365/26 залишити без змін.
Постанова набирає законної сили з дати її прийняття та не підлягає касаційному оскарженню, крім випадків, передбачених п. 2 ч. 5 ст. 328 Кодексу адміністративного судочинства України.
Суддя-доповідач І.М. Ральченко
Судді К.В. Мінаєва В.В. Катунов